Legg inn møtedatoer i ESA Windows:

Behandling - møtekalender - velg rett utvalg:

Skriv inn møtedato - frist for ferdigstilling av saker - møtetid, møtested. Trykk lagre ny.

Mail sendes AlleHemne "om frist for saker som skal til utvalg..." Mail sendes 5 dager før frist for saksframlegg. Dette gjelder KS, FS og Drift.

Lag eget saksframlegg i "Referat og meldinger" se eget dok. hvordan disse produsere.

Se over saker som skal til utvalgsbehandling:

På ESA windows:

Behandling - forarbeid til møtet - rett utvalg - riktig møtedato - saker "klar til behandling på dette møtet" Trykk list.

Gå på hver enkelt sak. Høyreklikk, vis arkivsak, fane 7 Behandlinger, se hvilket dok.nr som står i KL i fane 6 journalposter, Finn det rette saksframlegget (rett Dok nr)

1. Se over saksframlegg (SF)

2. Sjekk at alle vedlegg er med. Det skal være samme rekkefølge som på SF, (Det er saksbehandlers ansvar at vedlegga er tilknytta SF)

3. Sjekk at dokumenter/ vedlegg som er unntatt offentlighet er riktig gradert og påført stempel.

4. Stå i journalposten til SF. - hold markøren under Innhold, - høyreklikk "konverter dokumenter til PDF".

Dette gjøres på alle sakene.

Ta et søk på dok S og sjekk om det er flere saker som kanskje skal til behandling? Det kan være tull med behandlingsstatusen dersom saken har avveket i forhold til rutinen(hvis du ikke får opp alle, se i fane 7 Behandlinger om det står KL i status). Står det RE så klikker du i rullegardina og tar inn KL, men dette gjøres kun etter avtale. Det er ledergruppa sitt ansvar å klargjøre saker fra oppgavelista si.

Ei sak kan ha mange saksframlegg og ev. flere behandlingsrunder. Sjekk om dette er riktig. Vedtak i forrige runde = ny behandlingsrunde og nytt saksframlegg.

Får du opp flere saker, undersøker du med vedk. saksbehandler om saken skal være med. Du kan også se i kommentarfeltet om det står noe der som tilsier at saken ikke skal være med nå.

Skal saken bort – klikk på fjern

Da er det klart for å lage saksliste. Gjøres i Web:

Logg inn på EDB Sak og Arkiv- Møtekalender

. Klikk på rett dato for det utvalget du skal ha.

Under rubrikk Før- velg Sett opp saksliste, flytt med piltastene over til høyre de sakene du vil ha med. Rett opp med piltastene rekkefølgen du vil ha på sakslista, velg Påfør saksnummer, velg Lag dokument saksliste, se over, skriv inn navn på leder og sjekk at det ser bra ut. Ekspeder.

Velg Lag dokument sakspapirer. Se over, rediger mellomrom osv., sjekk at det er satt på rett dato og skriv inn navnet på leder. Ekspeder.

Under rubrikk Før- lag dokument offentlig saksliste. Se over, skriv inn navn på leder, skriv ut lista, skal henges opp nede i gangen. Ekspeder.

Overfør sakspapirer til politiker:

• Klikk på

  

  Rydd politiker, trykk Enter.
• Logg på EDB Sak og Arkiv – Møtekalender

  

Under rubrikk Etter: Konverter til PDF. Hak av for Saksframlegg, Saksliste, Ta med vedlegg. Eksporter til politiker. Hak av for saksliste, saksframlegg, ta med vedlegg.

Under katalog skriv inn: c:\edb\politiker og trykk OK. Gå så ut av dette programmet.

• Velg ikonet Papirløs møte

  

  – Åpne møtefil – dobbelklikk på index – Fjern haka Offentlig møtepapirer- kopier linje 1 Filnavn og lim inn på linje 2 Overskrift. først. Klikk- Produser PDF-fil. Lukk programmet.
• Velg ikonet Snarvei politiker

  

  og finn fram den største fila. Åpne og sjekk. Dette er siste sjekk på at alt ser bra ut.
• Velg ikonet File Zilla Client

  

  . Klikk på pil under Fil

  

  Klikk på Sametime. Finn fram storfila, blå den ut og dra den i riktig utvalgsmappe på høyresiden.

Da er papirene sendt politikerne.

Send så e-post til politikerne:

For eksempel Hemne kommunestyre, skriv at nå er sakspapirene til kommunestyret lagt ut på iPad.

Kopi til: Rådmann, ass.rådmann. kom.sjef. stabsleder sekretæriat, møtesekretærer.

Utlegging på hjemmeside:

1. Dette gjøres i Windows: Behandling- Forarbeid til møte- velg rett Utvalg, rett Møtedato- Klar til behandling på dette møtet – Liste
2. Høyreklikk- Overfør til portal. Hak av for Saksframlegg, Saksliste, Ta med vedlegg, Produser PDF av dokumentene, trykk OK.
3. Sjekk på www.hemne.kommune.no at de er der.

Før møtet starter:

Dette gjøres i Web: Gå på rett utvalg og rett møtedato - Gå til Under: Lag dokument møteprotokoll, skriv inn navn på politikere og de fra adm, innkallingsdato og behandlede saker. Gå ut med blåvingen – kun arkiver.