Lag utkast til møteprotokoll: (produseres før møtet)Det ordinære valget ”lag protokoll” i K2000 produseres like før møtet. Her legges inn de som har meldt forfall, vara medlemmer som møter, hvem som møter fra Administrasjonen og hvilke utvalgssaker som skal behandles. Endringer av møteprotokollen produseres under møtet(hvilken behandling og vedtak som fattes). Forsiden av møteprotokollen skrives under av alle møterepresentantene. Protokollen uten underskrevet framside (forsiden skal innbindes i lag med saksframlegg som får flettet inn vedtak), makuleres deretter (denne finnes kun i elektronisk versjon i arkivsak for utvalgsmøte). Etterarbeid til utvalgsmøter:
- Dette gjøres i Web: Gå i Web - klienten. Velg rett utvalg og dato. Gå til Under: Endre møteprotokoll, se over, ekspeder med blåvingen. Under Møtedokumenter: Åpne møteprotokoll og se på Behandlinga på hver enkelt sak. Gå til Saksliste: Rediger- Endre status til for eksempel Behandlet. Gå til Saksliste- Rediger- Endre resultat til for eksempel Enstemmig vedtatt (det som står i møteprotokollen) Dette gjøres på alle sakene.
- Gå til Etter: Produser saksprotokoller for alle sakene.
- Gå til Før: Lag dokument sakspapirer – Ny – Skriv inn i Innhold: Saksliste med vedtak, Produser dokument. Skriv inn tid for møteslutt, skriv inn møteleder, se over at alt ser bra ut. Skriv ut- kvite ark- ensidig. Gå ut med blåvingen – ekspeder.
- Gå til Etter: Informer om ferdig sak til saksbehandler.
Overfør møteprotokoll til politiker:
- Klikk på
Rydd politiker, trykk Enter.
- Logg på EDB Sak og Arkiv – Møtekalender
Under rubrikk Etter: Konverter til PDF. Hak av for Møteprotokoll. Eksporter til politiker. Hak av for Møteprotokoll. Under katalog skriv inn: c:\edb\politiker og trykk OK. Gå så ut av dette programmet.
- Velg ikonet Papirløs møte
– Åpne møtefil – dobbelklikk på index – Fjern haka Offentlig møtepapirer- kopier linje 1 Filnavn og lim inn på linje 2 Overskrift.
- Klikk- Produser PDF-fil. Lukk programmet.
- Velg ikonet Snarvei politiker
og finn fram den største fila. Åpne og sjekk. Dette er siste sjekk på at alt ser bra ut.
- Velg ikonet File Zilla Client
. Klikk på pil under Fil
Klikk på Sametime. Finn fram storfila. Høyreklikk, endre navn, skriv Møteprotokoll først i filnavnet. Blå den ut og dra den i riktig utvalgsmappe på høyresiden.
Da er papirene sendt politikerne. Send så e-post til politikerne: For eksempel Hemne kommunestyre, skriv at nå er møteprotokollen til kommunestyret lagt ut på iPad. Kopi til: Rådmann, ass.rådmann, kom.sjef, stabsleder sekretariat, møtesekretærer Utlegging av møteprotokoll hjemmeside:
- Dette gjøres i Windows: Behandling- Etterarbeid til møte- velg rett Utvalg, rett Møtedato – Liste
- Høyreklikk- Overfør til portal. Hak av for Møteprotokoll, Produser PDF av dokumentene, trykk OK.
- Sjekk på www.hemne.kommune.no at de er der.
For saker som skal videre i annet utvalg:
- Gjøres i Windows: Gå inn på den saken som skal videre. Gå på Saksframlegget. Forandre Status til E til R og F til B. Lagre. Gå inn på saksframlegget Endre.
- Gå Behandling- Etterarbeid, rett Utvalg, rett Møtedato- Liste. Høyreklikk- Vis arkivsak for utvalgsmøte- Gå på saksliste med vedtak. Finn i vedtaket fra den aktuelle saken- kopier.
- Gå til saksframlegget igjen- lim inn vedtaket- helt nederst i saksframlegget. Ekspeder. Stå i saken- fane 7 Behandlinger- sjekk at videre behandling er lagt inn rett. Rett Utvalg, Dok nr. og Status skal være ?
Etterarbeid papir som skal legges i safe:
- Kvite tosidige ark med sakspapirer, underskrevet møteinnkalling og underskrevet møteprotokoll legges i en plastmappe. Dette skal legges i safe.
Fortsatt er det noen utvalg som må ha sakspapirer tilsendt pr post. Dette gjelder: AMU, Vilt, Eldrerådet, KRF. FOR/ ETTERARBEID PAPIR- skriv inn hva som skal sende osv |
