Referatsakliste er en oversikt over alle dokumenter som er refererte i utvalgsmøter. Hemne kommune lager referatsakliste og sender ut i lag med møteinnkalling, men som en egen liste.

Vi må i alle utvalgt lage en sak Referat og meldinger. Dette gjøres i Windows:

Referatsaker: Behandling- Rapporter- Journalposter som skal refereres- velg rett Utvalg, velg rett Møtedato. Velg «kun ikke refererte», trykk Liste, trykk Rapport. Se over dokumentet, det må ryddes. Ekspeder. Trykk til slutt Merk referert.

For hvert utvalg er det oppretta sak på Referat og meldinger. For å finne saksnr: Behandling- Etterarbeid til møte- velg rett Utvalg- velg Møtedato på forrige møte. Trykk Liste. Gå på saken som heter Referat og meldinger. Høyreklikk- vis arkivsak- fane 7 Behandlinger- gå til feltet der alle behandlinger er listet opp- høyreklikk- trykk Ny behandling- marker siste linja slik at du får opp dette

først i linja. Høyreklikk- Ny behandlingsrunde- skriv inn rett Utvalg. Høyreklikk- Lag saksframlegg- hak for Ja- hak Produser dokument.

Skriv inn utvalget det ferdigbehandles i, skriv inn saksdokumenter og rådmannens tilrådning. (se på et eldre møte hvis du er usikker på hva som skal stå) Ikke ekspeder, kun arkiver.

Referat og meldinger må knyttes til SF som vedlegg: Gå på

søk etter journalposter, skriv inn dine intialer i Endret av- Start søk. Du får opp de to JP du har laget på delgerte vedtak og referatsaker. Gå på JP delegerte vedtak- høyreklikk- Kopier referanse. Gå til SF- Høyreklikk- Lim inn referanse som nytt vedlegg. Det samme gjøres i referatsaker. Åpne dokumentet med referatsaker. Gå på hver enkelt sak som står opplista og lim inn alle JP og tilhørende vedlegg i SF.

På vedlegga skriv inn saksnr på Delegerte vedtak og Referatsaker. Ekspeder. Stå i JP- høyreklikk- Konverter dokumenter til PDF.

Etter at SF er ekspedert- stå i saken og gå til fane 7 Behandlinger- gå til den du la inn- sjekk at det står rett JP-nr på Dok.nr. Sett Status i KL- Lagre.