Lag utkast til møteprotokoll: (produseres før møtet)

Det ordinære valget ”lag protokoll” i K2000 produseres like før møtet. Her legges inn de som har meldt forfall, vara medlemmer som møter, hvem som møter fra Administrasjonen og hvilke utvalgssaker som skal behandles. Endringer av møteprotokollen produseres under møtet(hvilken behandling og vedtak som fattes).

Forsiden av møteprotokollen skrives under av alle møterepresentantene. Protokollen med underskrifter kopieres og sendes ut til alle møterepresentantene. Protokollen uten underskrevet framside (forsiden skal innbindes i lag med saksframlegg som får flettet inn vedtak), makuleres deretter (denne finnes kun i elektronisk versjon i arkivsak for utvalgsmøte).

Lag ei sakliste med vedtak: (etterbehandling til møte/protokoll)

-Behandling

- Etterarbeid til møte

- Velg utvalg

- Velg møtedato

- Klikk på Liste

Du får da opp sakene til utvalget.

Gå igjennom den enkelte saka og legg på behandlingsstatus.

- Kjør saksprotokoller

- Lag sakspapirer

Du får nå opp ei melding om du ønsker å skrive over allerede eksisterende tekstdokument eller om du vil skrive en ny

- Velg ny

Du får opp et bilde som heter: Produser tekstdokument. I rubr. innhold forandrer du sakspapirer til saksliste m/vedtak – (f.eks møte i Formannskapet den 00.00.00).

- Produser tekstdokumentet

Nå flettes alle vedtak som ble gjort i de ulike sakene tilbake til saksframlegget. Gå igjennom saksframlegga og sjekk protokollen opp i mot sakene og protokoll skrevet i møtet. Skriv ut tekstdokumentet.

Kopier:

- 1 tosidig hvitt eksemplar til innbinding som protokoll

- 1 tosidig blått eksemplar som byttes ut med de blåe som står i innkallinga (RP)

- Utskriftseksemplaret legges i den enkelte saka med påført dokumentnummer

Protokoll til innbinding:

- Underskrevet forside av den ordinære K2000 - protokollen

- Underskrevet forside av sakliste (innkalling)

- Tosidige saksframlegg (sakliste med vedtak som finnes elektronisk i arkivsak for utvalgsmøte og ikke i den enkelte saka, der er saksframlegget uendret i elektronisk form)