Besittelseserklæringene journalføres i egen sak pr. år. Kopi av erklæringene settes i en egen perm i safen. Eget register finnes i rådmann-div.reg.-startlån. Erklæringene settes i eget plastomslag med nr. fortløpende for registreringen. Tas ut og sendes banken når lånet er innfridd.