Hensikt med rutinebeskrivelsen:

Å sikre at lover og regler i forhold til forvaltningsorganets journalføringsplikt blir fulgt.

Grunnlagsinformasjon:

Alle henvendelser om utlevering av dokumenter skal registreres og journalføres i E-sak.

Dette gjelder både henvendelsen om innsyn og dokumenter som leveres ut.

Hovedregelen om forvaltningsorganers journalføringsplikt finnes i arkivforskriftens §2-6.

”I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentlegheitslova må reknas som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon”

Arbeidsbeskrivelse:

En innsynsbegjæring som er fremsatt per brev, e-post eller på annen måte som er dekket av dokumentbegrepet etter offentlighetsloven §4, er dette å anse som ”saksdokument for organet” i relasjon til arkivforskriften §2-6 første ledd. Det samme gjelder for forvaltningsorganets utgående avgjørelse i innsynssaker.

Er innsynsbegjæring fremsatt muntlig skal dokumenter som leveres ut registreres i E-sak. I følgebrevet som opprettes kan det henvises til dato for samtale.

• Mottatt      innsynsbegjæring registreres og journalføres i E-sak
• Innsynsbegjæringen      avskrives med ny j.post og et følgebrev produseres. Dokumenter som      etterspørres legges ved som vedlegg ved å knytte opp eksisterende      dokument.
• NB! Sjekk om saken og dokumentet som      etterspørres inneholder u.off opplysninger.

  Husk også å sjekke      vedleggene

  . Kontakt post/arkivtjenesten for å få sladdet eventuelle      opplysninger som er sensitive. Ikke      bruk tusj eller korrekturtape.
• Svarbrev      og dokumentene det er begjært innsyn i sendes pr. post eller e-post til      vedkommende som krever innsyn
• Sett      j.post og sak til status ”F”

Avvikshåndtering:

Klage vedrørende rutine i forhold til ”Begjæring om innsyn” sendes skriftlig til postmottaket.