Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt. , dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer, all arkivering skal skje i kommunens arkivsystem.

Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal journalføre egne utgående brev og interne notater - dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen.

Saksbehandler skal derfor:

Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrerte i arkivet og har riktig arkivbetegnelse, saksnummer og saksbehandler. Dette gjelder også telefaks og e-post. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er stemplet og journalført.

• Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) kommer til post/arkiv-tjenesten for føring.
• Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
• Ha ansvaret for at alle brev de sender har arkivlagt kopi i saksmappe. Dette gjelder også telefaks og e-post.
• Gi beskjed til enhetsleder eller arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m.
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jfr. obs og forfallskontroll.
• Gjelder fagsystem som ikke er godkjent som elektronisk arkiv: Ha ansvaret for at alle brev de sender har arkivlagt kopi i det godkjente saks- og arkivsystemet som organisasjonen bruker. Dette gjelder også telefax og epost.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.