Kommunedirektøren har gitt ansvaret for å sikra dokumentforvaltninga i Heim kommune til arkivet underlagt servicekontoret. Dette betyr at arkivet, i samarbeid med saksbehandlerne og etatene, skal legga til rette for at alle arkivverdige dokument blir registrerte i den offisielle sak- og arkivsystemet  til kommunen. Videre er arkivet ansvarlig for at alle kontrollrutiner blir utførte, herunder kontroll av alle registreringer. På denne måten følgjer Heim kommune den journalføringsplikten som påligger alle offentlige virksomheter.